京都を拠点に日本全国の中小企業様をサポート
起業・新規事業・事業計画書・資金調達・マニュアル・フローチャート・ホームページ・株式公開・内部統制
RSS1.0
マニュアル・フローチャート
その多くの理由は、次に挙げられる事項に該当するのではないでしょうか？
○ 中小企業は、法的にマニュアル・フローチャート作成を義務付けられていない（上場企業は別）
○ 作成しても従業員が面倒くさがって読まない
○ マニュアルを作成しても、従業員各自が勝手に業務手続きを変更してしまう
○ 業務手続きに変更があった場合に、マニュアル・フローチャートの更新が面倒
○ マニュアル・フローチャートを作成できる人材が社内にいない
○ マニュアル・フローチャートがなくとも会社は運営できると考えている
○ 売上を生み出さない管理業務の負担を増やす余裕がない
もし、マニュアル・フローチャートを作成している企業があったとしても、経営者の目が行き届かないほど従業員数が増えたり事業規模を拡大した企業、そして上場を目指し始めた企業くらいだと思います。では、何故これらの企業はマニュアル・フローチャートを作り始めたのでしょうか？
その答えは「経営者が、経営者の役割を果たすため」に他なりません。
経営者の役割とは、企業風土の醸成・事業ビジョンの検討・経営分析・資金調達・事業戦略策定・新規営業開発など会社経営の重要な意思決定や重要な業務を遂行しなければなりません。しかし、経営者が日々の業務に追われ続けていては、これら企業の成長に不可欠な役割を果たすことはできなくなってしまいます。
なぜ、経営者に依存しないビジネスモデル構築に役立つのか？
多くの方が『業務手続きのルールが決まっているから、ムダがないことがポイント』だと考えているようですが、それだけではありません。もっと大切な本質的なポイントがあるのです。
それは『従業員が意思決定する機会が最小限になる』ということです。
例えば、、、
お客様からクレームの電話が入った場合、そのクレームにどのように対応するべきなのか？そして、報告を誰にするべきなのか？
まさに意思決定の連続になることは容易くイメージしてもらえると思います。そして、クレーム対応における意思決定を都度、電話を受けた担当者が処理するとなれば、大きな負荷になることは言うまでもなく、そこに業務処理のムリ・ムラ・ムダが発生してくるのです。問題の大きなクレームであれば一般社員が意思決定をすることにムリがありますし、その都度対応方法を従業員に考えてもらうと毎回異なる対応結果となって業務のムラが生まれます。さらに間違った対応をしてしまうと、対応そのものがムダな行為かもしれません。
そのため、マニュアル・フローチャートの存在が、従業員に意思決定をしてもらう負担の軽減に貢献し、スムーズな処理が可能となるのです。そうすれば従業員は本来やるべき業務に専念することでき、会社全体の動きが経営者の描いた事業ビジョンに向って力強く展開していけるのです。
つまり、経営者は自分が忙しいからと言って、ただ業務を従業員に丸投げするだけならば、業務の有効性・効率性のレベルダウンを免れないのです。この結果、商品・サービスの品質が落ち、顧客離れを起こしてしまう企業がたいへん多いように思います。従業員への丸投げは、経営者の業務効率をアップしてくれるだけで、会社全体を見ればむしろ逆効果なのです。
将来を見据えて確実な成長を遂げるためには、経営者が『必要なタイミングで、必要なことを意思決定する仕組み』をつくり、それ以外の業務については従業員が適切に処理できる配慮が不可欠となります。意思決定できる範囲が制限されてこそ、その中で各自の責任と役割に応じた意思決定が可能となり、従業員各自が自立した業務遂行をできるのです。
これが経営者に依存しないビジネスモデルを生み出すのです。
なぜ、マニュアル・フローチャートの運営管理や維持ができないのか？
最初だけ、、、
ほんの少し利用した後は、ずっと放置しているケースが圧倒的に多いと思います。
この理由は、
２．日々の業務に追われて、更新作業を行う余裕がない。
３．そして法的な提出義務もないため、そのまま放置される。
最終的に、実際の業務は現場の担当者が『自分達のやりやすい仕事の流れに作り変えている』状況になってしまうのです。もちろん、業務手続きを決める際、従業員各自がスムーズに仕事ができることは非常に大切なポイントです。彼らが面倒に感じるような業務手続きでは、仕事そのものを嫌いになる可能性だってあります。
しかし、
彼らが『自分達のやりやすい仕事の流れに作り変えている』結果、業務全体を見渡した時に非効率な流れになっている可能性はかなり高いのです。なぜなら、「自分達がやりやすい仕事の流れ＝自分達に面倒な作業を他部門、他の担当者に押し付ける」というケースが少なくないからです。
このような問題を解決するためには、やはり業務全体の流れをマニュアル・フローチャートに書き起こすことで、有効性と効率性を最大限に引き出せるように工夫しなければなりません。わざわざマニュアル・フローチャートにする最大の目的は、視覚的に業務全体の流れを確認しなければ、自分達の担当業務以外の大変さを実感しづらいからです。
そして、マニュアル・フローチャートどおりに実際の業務が遂行されていることを定期的に確認する仕組みを作る（そのためには、内部監査というチェック体制の導入が最適です。）ことでしか、経営者が安心して経営者の役割に全力を注ぐことができる体制の維持は困難であると言えます。
業務改善のポイントを視覚的に把握し、業務の効率性・有効性が向上するメリット！
その結果、
○ 不必要に重複している業務手続きをなくす
○ 業務の流れをスムーズにする帳票をつくる、見直す
○ 情報管理を徹底するための管理台帳をつくる
○ 作業ミスの発生を防止できるチェック体制をつくる
○ 従業員の不正を防止する監視体制をつくる
○ 責任者のなすべき管理業務、決裁権限を明確にする
○ 従業員、１人ひとりの担当業務を公平に振り分ける
○ 作業負担の大きい業務処理をシステム化する
○ 組織変更、職務権限・業務分掌の改定を無理なく実施できる
といった、業務の効率性・有効性を向上させるメリットが生まれます。
主なマニュアル・フローチャート作成事例と当社フォーマットのサンプル
＜主な作成事例＞
＜マニュアル・フローチャート等のサンプル＞
◆与信管理マニュアル
◆稟議決裁マニュアル
◆購買・外注マニュアル
◆固定資産管理マニュアル
◆経費精算マニュアル
◆小口現金管理マニュアル
◆給与計算マニュアル
◆決算処理マニュアル
◆予算管理マニュアル
◆電話対応等 事務マニュアル
◆レジ対応等 接客マニュアル
画像をクリックすると当社にて作成するマニュアル・フローチャートの基本フォーマット及び各種参考書類のサンプルをダウンロードしていただけます。
◆商品開発フロー
◆FCビジネス向けマニュアル制作
◆情報管理マニュアル
◆WEB管理マニュアル
◆システムフロー
など
マニュアル・フローチャート作成サービスのご案内
| ※内部監査とは、本来、社長直轄の社内監査機関であり、各部門が社長が取り決めたルール通りに業務遂行しているか否かを確認し、是正措置を講じていく業務のことです。内部監査対応サービスでは、ルールの維持のために当社スタッフが定期的に内部監査業務を遂行いたします。 ※通常の内部監査代行サービスも可能です。その際はお気軽にお問合せください。 | ||
|
|
説明 |
費用 |
|
１プロセス作成 |
・１つの業務を開始から終了（又は仕訳計上）迄 ・納品完了までは無制限で修正可能 |
1本 105,000円 |
|
内部監査対応 （定期確認） |
・フローチャートを基に実際業務との整合性確認 ・事前計画の上、毎月御社に訪問して実施 ・監査後のフローチャート修正作業は貴社にて対応 ・金額は月１回２プロセス迄、以降１プロセス毎に26,250円追加 |
月額 52,500円 |
|
固定報酬制 |
・作成するプロセス数は無制限 ・月１回２プロセスまで内部監査（定期確認） ・契約期間中は無制限で修正対応可能 ・最低契約期間は６か月以上 |
月額 157,500円 |
お申込みの方法
COPYRIGHT © 2009-2012 facstory.jp, ALL RIGHTS RESERVED.